115
CZĘŚĆ 2: Omówienie etapów realizacji inwestycji sportowo-rekreacyjnych w formule PPP
powinien odzwierciedlać przebieg i wyniki negocjacji oraz określać zakres merytorycznych
ustaleń zapadłych w trakcie negocjacji. Po zakończeniu negocjacji protokół jest jawny.
Najlepszym rozwiązaniem jest nagrywanie spotkań negocjacyjnych i na tej podstawie przy-
gotowywanie projektu protokołów z negocjacji¹⁰⁷. Następnie projekt protokołu powinien
zostać przekazany członkom komisji w edytowalnej formie elektronicznej (w trybie śledź
zmiany) oraz kandydatowi, z którym negocjowano. Dokumenty prezentowane przez strony
na spotkaniu powinny stanowić załączniki do protokołu ze spotkania.
Na kolejnej rundzie powinno nastąpić zatwierdzenie protokołu z poprzedniej rundy. Problem
powstaje, kiedy kandydat nie wyrazi zgody na nagrywanie spotkania negocjacyjnego.
Im bardziej złożone przedsięwzięcie, a zatem większa liczba aspektów do omówienia pod-
czas negocjacji, tym większą wagę należy przyłożyć do szczegółowego protokołowania
i zapoznawania się członków komisji negocjacyjnej/komisji przetargowej z protokołami
ze spotkań negocjacyjnych.
Dodatkowo, warto podkreślić, że protokół powinien być sporządzany na bieżąco, w stanie
rzeczywistym¹⁰⁸, w celu uniknięcia nieporozumień powstałych ze względu na upływ czasu.
Mimo że zgodnie z art. 14 ust. 3 Ustawy o koncesji, protokół z prowadzonych negocjacji
jest jawny, kandydaci mogą wskazać, które elementy protokołu (i przygotowane przez nich
dokumenty czy materiały na negocjacje) zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa zgodnie
z Ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.¹⁰⁹
3.2.8
Zaproszenie do składania ofert (wadium)
W trybie dialogu konkurencyjnego, zgodnie z art. 60e Ustawy Pzp, zamawiający prowa-
dzi dialog do momentu, gdy jest w stanie określić, w wyniku porównania rozwiązań pro-
ponowanych przez wykonawców, jeżeli jest to konieczne, rozwiązanie lub rozwiązania
najbardziej spełniające jego potrzeby. O zakończeniu dialogu zamawiający niezwłocznie
informuje uczestniczących w nim wykonawców. Co istotne, zgodnie z art. 60e ust.2, zama-
wiający może przed zaproszeniem do składania ofert dokonać zmiany wymagań będących
przedmiotem dialogu. Wraz z zaproszeniem do składania ofert, na podstawie rozwiązań
przedstawionych podczas dialogu, zamawiający przekazuje specyfikację istotnych warun-
ków zamówienia. Zamawiający wyznacza termin składania ofert, z uwzględnieniem czasu
niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, z tym że termin ten nie może być krótszy
niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.
Przed zaproszeniem do składania ofert w postępowaniu koncesyjnym, koncesjodawca może
dokonać zmiany wymagań, określonych w ogłoszeniu o koncesji (art. 14 ust. 4 Ustawy o kon-
cesji). Zmiany te muszą być wynikiem przeprowadzonych negocjacji i powinny zostać ujęte
107. „
Protokół powinien możliwie dokładnie odzwierciedlać przebieg negocjacji, powinien być zatem wyczer-
pujący i rzetelny”, M. Bejm (red.), P. Bogdanowicz, P. Piotrowski, M. Słok-Wódkowska, op. cit., s. 194, por.
A. Panasiuk, op. cit., s. 151.
108.
Por. A. Panasiuk, op. cit., s. 151.
109.
M. Bejm (red.), P. Bogdanowicz, P. Piotrowski, M. Słok-Wódkowska, op. cit., s. 195–197.