114
Poradnik PPP
3.2.7
Prowadzenie negocjacji – stanowisko negocjacyjne,
zakres tematyczny, rundy, protokołowanie
W ustawie o koncesji brak jest zapisów, dotyczących sposobu prowadzenia negocjacji, które,
ze względu na charakter biznesowy, wynikający z istoty partnerstwa publiczno-prywatnego,
stanowią wyzwanie dla podmiotów publicznych. W związku z tym przed rozpoczęciem ne-
gocjacji konieczne jest przygotowanie się strony publicznej na merytoryczne dyskusje o pla-
nowanym projekcie, co jest tym trudniejsze, że niekiedy podmiot publiczny nie posiada wie-
dzy o sposobie realizacji przedsięwzięcia (tego właśnie oczekuje od przyszłego partnera
prywatnego), a jedynie jest świadomy potrzeb i wymagań w stosunku do niego. Podczas
przygotowania niezbędne jest:
Przygotowanie stanowiska negocjacyjnego;
Przygotowanie zarządzenia o powołaniu komisji negocjacyjnej, regulaminu działania
komisji negocjacyjnej, oraz zasad przygotowanie protokołów z negocjacji i dokumen-
tów komisji;
Przygotowanie harmonogramu negocjacji i aspektów poruszanych na każdym spotka-
niu negocjacyjnym w ramach danej rundy.
Ramy czasowe rund negocjacyjnych
Jedna runda negocjacyjna oznacza serię spotkań ze wszystkimi kandydatami w celu omówie-
nia określonych w zaproszeniu na spotkanie negocjacyjnych tych samych zagadnień z każ-
dym z nich.
Spotkanie negocjacyjne w ramach rundy może trwać 1 godzinę, lub być rozłożone na dwa
dni np. 6 godzin pierwszego dnia i 4 dnia następnego. Nie ma ściśle narzuconych reguł,
o tym decyduje koncesjodawca/ podmiot publiczny, co nie oznacza, iż z każdym kandy-
datem musi spędzić tyle samo czasu na spotkaniu negocjacyjnym. Jeśli jeden kandydat jest
przygotowany do spotkania i wnosi wartość dodaną warto przedłużyć spotkanie. Jeśli inny
kandydat nie ma propozycji, porusza się w sferze ogólników, uchyla się od przedstawienia
jakichkolwiek dokumentów roboczych np. uwag do projektu umowy, wówczas takie spotka-
nie warto skrócić.
Sposób protokołowania negocjacji
W postępowaniu prowadzonym zgodnie z art. 96 i 97 Ustawy Pzp, w trakcie prowadzenia
postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępo-
wania o udzielenie zamówienia. Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do pro-
tokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu po-
stępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia
zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.
Zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończe-
nia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.
W postępowaniu koncesyjnym, zgodnie z art. 14 ust. 3 Ustawy o koncesji, protokół jest
sporządzany w toku negocjacji prowadzonych z poszczególnymi kandydatami. Protokół